Privacy Statement

Uw privacy

Le Champion is er voor en door sporters. Onze missie is het bevorderen van een gezonde en actieve samenleving. We hechten daarnaast ook veel waarde aan uw privacy. Daarom bieden we u in dit privacy beleid op een heldere en transparante manier inzicht in hoe Le Champion persoonsgegevens verwerkt van leden, sporters, vrijwilligers en andere gebruikers van onze websites en apps.

Het met grote zorgvuldigheid behandelen en beveiligen van persoonsgegevens van leden, sporters, vrijwilligers en andere gebruikers van onze websites en apps zien we dan ook als een vanzelfsprekendheid. Le Champion houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: ‘AVG’).

Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is Stichting Sportevenementen Le Champion, Berenkoog 54, 1822 BZ Alkmaar.
Stichting Sportevenementen Le Champion en de Le Champion sportvereniging opereren beide onder de naam ‘Le Champion’.

Welke persoonsgegevens worden verzameld en wanneer?

In het kader van haar dienstverlening verzamelt en verwerkt Le Champion bepaalde persoonsgegevens van u. Le Champion vraagt u om bepaalde persoonsgegevens in de volgende gevallen:

• INSCHRIJVEN EVENEMENT/WEDSTRIJD

Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Wanneer u deelneemt aan een evenement of wedstrijd georganiseerd door Le Champion verzamelt en verwerkt Le Champion:

• uw contactgegevens (zoals naam, adres, e-mail en telefoonnummer) voor het kunnen toesturen van de reserveringsbevestiging, startnummers en relevante informatie over uw deelname aan het evenement;
• uw persoonsgegevens (geboortedatum, geslacht) voor een juiste categorisering in uitslagen;
• eventuele login- en/of accountgegevens en betalingsgegevens voor het kunnen afhandelen van uw registratie;
• afhankelijk van het evenement de verwachte eindtijd voor het juist kunnen indelen van de startvakken en/of optionele gegevens over uw deelname, zoals de hoeveelste keer het is dat u meedoet, of vragen over uw sportvoorkeuren.

Als u via uw werkgever deelneemt aan een door Le Champion georganiseerd evenement, verwerkt Le Champion maar een deel van deze gegevens, namelijk:

• Uw naam en volledige adres en e-mailadres, voor het toezenden van het startbewijs of stuurbordje en relevante informatie over uw deelname aan het evenement;
• Afhankelijk van het evenement de verwachte eindtijd voor het juist kunnen indelen van de startvakken en/of optionele gegevens over uw deelname, zoals de hoeveelste keer het is dat u meedoet, of vragen over uw sportvoorkeuren.

Op het evenement zelf is voor alle deelnemers sprake van:

• Gezichtsherkenning, startnummerherkenning en tijdswaarneming ten behoeve van kunnen bieden van foto’s en video’s van uw deelname en uw tussen- en eindtijden. De tijdswaarneming wordt tijdens het event ookt gebruik om tracking van deelnemers mogelijk te maken. De Het foto en videomateriaal is hierbij niet gekoppeld aan uw naam.

Daarnaast worden de tijdens het evenement gemaakte foto’s, eventuele video’s, uw eindtijd en gemiddelde snelheid op de website van het evenement geplaatst en op de site van onze partner in timing en foto en video. Ook delen we wedstrijduitslagen, impressie foto’s en filmpjes op social media zoals Facebook, LinkedIn en Instagram. Uw uitslag wordt gepubliceerd op de uitslagen pagina van onze partners.

In het kader van de openbare orde en veiligheid kunnen tevens audio- en/of beeldopnamen gemaakt worden tijdens het evenement. 

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgestuurd naar derden. Zo zijn uw naam- en adresgegevens nodig om uw bestelling/startnummerstartbewijs te kunnen drukken en/of toe te sturen via één van onze partners. Ook maken wij gebruik van partners voor onze fotodiensten, klanttevredenheidsonderzoeken en voor extra diensten rondom een evenement voor zakelijke deelnemers. In alle gevallen geldt dat gegevens uitsluitend worden gedeeld als dit noodzakelijk is voor het doel, en alleen die gegevens worden gedeeld die daarvoor nodig zijn.

Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met u om zo bijvoorbeeld uw inschrijving van het evenement georganiseerd door Le Champion te verwerken en jouw betaling te kunnen aanvaarden.

De tijdens het evenement gemaakte foto's en video's maken en publiceren wij op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 (1) (f) AVG) om een sfeerimpressie van het evenement te kunnen geven. Close-ups van u zullen wij alleen publiceren op grond van uw toestemming (art. 6 (1) (a) AVG).  Deze toestemming kunt u te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar privacy@lechampion.nl, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan. De audio- en/of beeldopnamen in het kader van de openbare orde en veiligheid maken wij op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 (1) (f) AVG) om de veiligheid van het evenement te waarborgen. 

Hoe lang bewaren we uw gegevens?
We bewaren uw naam, email en eindtijd in principe zolang de uitslagen van evenementen gepubliceerd zijn op internet. Op dit moment zijn de oudste evenementen waarvan deze gegevens nog beschikbaar zijn uit 1999. Andere gegevens die niet relevant zijn voor de registratie van de eindtijden verwijderen we, zodra de desbetreffende persoon geen actieve deelnemer is, binnen 2 jaar. Gepersonaliseerde foto’s en video’s worden ook verwijderd binnen 2 jaar. De selfie die gebruikt wordt om het biometrisch paspoort op te stellen voor de gezichtsherkenningsfunctie van foto’s wordt binnen 90 dagen na afloop van het evenement verwijderd. De persoonsgegevens worden alleen langer bewaard in het geval van wettelijke voorschriften, of als ze onderdeel zijn van uw lidmaatschap bij Le Champion.

• LIDMAATSCHAP

Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Wanneer u een lidmaatschap aanvraagt, verwerkt Le Champion uw contactgegevens (zoals naam, e-mail en telefoonnummer), uw persoonsgegevens (geboortedatum, adres en geslacht) en eventuele login- en/of accountgegevens. Deze persoonsgegevens worden verwerkt om een persoonlijk lidmaatschap te creëren en te beheren en om u het papieren magazine toe te sturen.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van de bovengenoemde diensten. Onze partner die de bezorging van het papieren magazine verzorgt heeft toegang tot uw adresgegevens om deze bezorging te kunnen doen.

Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming wanneer u uw lidmaatschap bij Le Champion aanvraagt. U heeft op elk moment het recht om uw toestemming in te trekken voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Uw lidmaatschap zal dan ophouden te bestaan na aflopen van uw lidmaatschapsduur.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Le Champion bewaard zolang u een lidmaatschap heeft. Nadat het lidmaatschap is beëindigd, verwijderen we alle van u verzamelde gegevens behalve uw naam en e-mail adres. Uw naam en e-mailadres gebruiken we tot maximaal 2 jaar na aflopen van uw lidmaatschap om u nog een aanbieding te kunnen doen. U kunt zich hier altijd voor uitschrijven na ontvangen van dit bericht. De persoonsgegevens worden verder alleen bewaard in het geval van wettelijke voorschriften.

• VRIJWILLIGER

Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Wanneer u zich als vrijwilliger aanmeldt om te helpen bij een door Le Champion georganiseerd evenement of de voorbereiding/nazorg hiervan, verwerkt Le Champion uw contactgegevens (zoals naam, e-mail en telefoonnummer) en uw persoonsgegevens (geboortedatum, adres en geslacht). Ook vragen we u om uw t-shirt maat zodat we u een passend shirt kunnen bieden tijdens een evenement. Deze persoonsgegevens worden verwerkt zodat wij met u in contact kunnen treden in verband met de evenementen en uw eventuele hulp tijdens/rondom deze evenementen.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van de bovengenoemde diensten. Dit betreft het systeem voor leden- en vrijwilligersadministratie en het vrijwilligers inroosteringssysteem.

Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Le Champion. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Le Champion zal de persoonsgegevens niet blijven verwerken, tenzij we een rechtsgrondslag kunnen aantonen voor het proces, die zwaarder weegt dan uw belangen en rechten.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Le Champion bewaard zolang u vrijwilliger bent. Nadat u heeft opgezegd als vrijwilliger verwijderen we alle van u verzamelde gegevens behalve uw naam en e-mail adres. Uw naam en e-mailadres gebruiken we tot maximaal 2 jaar na opzeggen van taken als vrijwilliger om u nog een keer te vragen of u mee wilt helpen als vrijwilliger. U kunt zich hier te allen tijde voor uitschrijven na ontvangen van dit bericht.  De persoonsgegevens worden alleen bewaard in het geval van wettelijke voorschriften.

• NIEUWSBRIEF

Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Wanneer u zich inschrijft voor de nieuwsbrief, verwerkt Le Champion uw naam, e-mailadres, geslacht en geboortedatum. De persoonsgegevens worden verwerkt zodat wij u de nieuwsbrief kunnen toezenden.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van de bovengenoemde diensten.

Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief. U heeft op elk moment het recht om uw toestemming in te trekken door u af te melden voor de betreffende nieuwsbrief in de afmeldlink.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Le Champion bewaard zolang u aangemeld bent voor de nieuwsbrief. Nadat u zich heeft afgemeld, worden uw persoonsgegevens binnen 2 jaar verwijderd.

• KLANTENSERVICE

Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Alle persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, worden verwerkt. Zo worden in ieder geval uw contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer) verwerkt. Daarnaast kan – afhankelijk van de reden waarom u contact opneemt – uw geboortedatum, betalingsgegevens, bestelgegevens, lidmaatschapsnummer en alle correspondentie door Le Champion worden verwerkt. De persoonsgegevens worden gebruikt om uw vragen te beantwoorden via de e-mail, via de telefoon, onze chatfunctie of social media.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet doorgestuurd aan derden, tenzij dit noodzakelijk is om u te voorzien van de bovengenoemde diensten.

Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Le Champion. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Le Champion zal de persoonsgegevens niet blijven verwerken, tenzij we een rechtsgrondslag kunnen aantonen voor het proces, die zwaarder weegt dan uw belangen en rechten.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?
De persoonsgegevens worden na twee jaar verwijderd.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van Le Champion of die van een derde partij, zodat wij u in het vervolg gericht kunnen benaderen voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Le Champion bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden, tenzij het toepasselijk recht een langere bewaarperiode voorschrijft. De bewaartermijn is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Nadat uw persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd.

Foto’s en gezichtsherkenning
Voor foto’s wordt gebruik gemaakt van een biometrisch profiel. Deze is anoniem en is niet gekoppeld aan uw persoonsgegevens en dient enkel voor het ophalen van de juiste foto’s gedurende en vlak na een evenement. Dit profiel zal na 90 dagen worden verwijderd.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij de uitwisseling van gegevens noodzakelijk is om aan uw vraag te voldoen of u daar zelf expliciet toestemming voor geeft. Omdat we zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens sluiten wij met externe partijen die toegang hebben tot persoonsgegevens een juridisch geldige verwerkersovereenkomst. Dit is een overeenkomst tussen ons en de verwerker, waarin wordt vastgelegd hoe de verwerker met de persoonsgegevens moet omgaan.

Daarnaast kan tijdens de inschrijving voor een evenement u bijvoorbeeld gevraagd worden of u het op prijs stelt benaderd te worden door een van onze sponsoren of partners. In dit geval zal deze partij alleen de noodzakelijke gegevens voor het kunnen benaderen van ons ontvangen en sluiten we met deze partij een verwerkersovereenkomst af voor een veilig gebruik van uw gegevens.

Afgifte op grond van wettelijke verplichtingen
Onder bepaalde omstandigheden zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens af te geven aan overheidsinstanties, zoals de politie, justitie of de fiscus. Wij zullen uw gegevens alleen afgeven wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het is ons niet altijd toegestaan u te informeren over een dergelijke afgifte.

Verwerkers van gegevens
Het komt voor dat wij een externe partij inschakelen om bepaalde verwerkingen voor ons uit te voeren, bijvoorbeeld een bepaalde statistische analyse of het verzorgen van een mailing. Statistische analyses worden enkel uitgevoerd indien deze bijdragen aan de missie en visie van Le Champion. In die situaties zullen we steeds met die derde afspraken maken over het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens. Het komt erop neer dat deze derde partijen uw gegevens nooit voor hun eigen doeleinden mogen gebruiken.

Hulpdiensten en gezondheid
Tijdens evenementen van Le Champion zijn verschillende hulpdiensten actief om in geval van gezondheidsproblemen van deelnemers eerste hulp of andere zorg te verlenen. Le Champion behoudt zich het recht om gegevens van deelnemers aan hulpdiensten te verstrekken en/of van deze hulpdiensten op te vragen op het moment dat er zorg verleend dient te worden aan de deelnemer in kwestie door betrokken hulpdienst(en). Denk hierbij aan persoonsgegevens en startnummer van de deelnemer zelf en het noodnummer wat bij sommige evenementen opgegeven kan worden, of startnummers. Een hulpdienst mag het startnummer en bijbehorend letsel van een deelnemer verstrekken aan Le Champion, met als doel het verlenen van nazorg. Onder hulpdiensten worden verstaan medische hulpverlening (o.a. het Rode Kruis), ambulance, ziekenhuis, politie en brandweer.

De juridische grondslag voor deze gegevens verstrekking valt onder de uitvoering van de overeenkomst tussen deelnemer en Le Champion.

Wat zijn mijn rechten?

U heeft het recht om:

• Informatie op te vragen over de persoonsgegevens die we over u bewaren;
• Uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
• Een elektronische kopie van uw persoonsgegevens te verzoeken;
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang;
• Uw persoonsgegevens te beperken;
• Bezwaar te maken tegen direct marketing.

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@lechampion.nl. U kunt hier ook terecht voor verdere uitleg, vragen of opmerkingen.  
Tenslotte heeft u op elk moment het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kinderen

Le Champion staat kinderen onder de 16 jaar niet toe zich te registreren op onze website of onze app. Le Champion verzamelt geen persoonlijke gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder voorafgaande toestemming van hun ouders. Daarnaast zal Le Champion ouders om toestemming vragen indien kinderen onder de 16 jaar willen deelnemen aan evenementen of wedstrijden.

Cookies

Le Champion maakt bij het aanbieden van haar diensten gebruik van cookies. Dit is een klein eenvoudig bestandje met gegevens dat of op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen of in de sessie van uw browser staat.

In het Cookie statement leest u alles over het gebruik van cookies door Le Champion.

Social Media

Le Champion gaat graag – via het web en social media kanalen – in dialoog met leden, sporters, gebruikers van apps en bezoekers van de website over haar organisatie, producten en/of diensten. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. Le Champion volgt hiervoor actief het internet en social media kanalen, zoals Facebook, Instagram en blogs. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, Le Champion (persoons-) gegevens vast zal leggen. Deze zullen uiteraard in overeenstemming met dit privacy beleid worden verwerkt. Le Champion is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan zijn social media kanalen of de content op zijn social media kanalen.

Le Champion (event) apps

Le Champion biedt een deel van haar dienstverlening aan door middel van apps. Door apps kunnen persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Zo worden details van uw mobiele telefoon (het UDID van uw iPhone of het serienummer van uw Android telefoon) gebruikt om pushberichten te kunnen versturen.
Ook het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens via apps valt onder dit privacy statement.

Le Champion kan ten behoeve van een goede werking van de app bij de installatie ervan toestemming vragen voor toegang en verwerking van bepaalde persoonsgegevens. Waar nodig zal er in deze apps een additionele privacy verklaring beschikbaar zijn, controleer hier voor de gebruikte app.

Wijzigingen privacybeleid

Le Champion behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy- en cookiebeleid. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Le Champion een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop Le Champion uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website(s), in nieuwsbrieven of ons leden-tijdschrift.

Indien Le Champion uw persoonsgegevens verwerkt voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, zal Le Champion u hiervoor op de hoogte stellen en waar wettelijk verplicht toestemming vragen.

Vragen?

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens door Le Champion of vragen over deze privacyverklaring, dan kunt u deze richten aan: privacy@lechampion.nl.